El principal problema que debe resolverse para conseguir la gestión corporativa en tiempo real de una organización es conseguir que multitud de procesos y sistemas, en la mayor parte de los casos completamente heterogéneos y distribuidos, incluso geográficamente, operen de manera conjunta en tiempo real. Y que las personas que componen la organización comprendan este tipo de gestión para aprovechar adecuadamente la ventaja competitiva que éste supone.
Teniendo esto en cuenta, y para superar las barreras ya discutidas, la implantación de una estrategia de gestión corporativa en tiempo real, sea cual sea la opción escogida, debe tener presente los factores clave que se describen a continuación (ver figura), relacionados con las personas, los procesos y los sistemas.
1. Concienciación de la importancia de la información en tiempo real
El hecho de concienciar a las personas que componen la organización de la importancia de la información en tiempo real, implica que éstas conocen y comparten las siguientes ideas:
Dados unos datos o una información válida, su valor y utilidad para la organización decrece si no se obtienen en el momento que se necesitan, es decir, si no se cumple la latencia establecida para el manejo de información estratégica.
- Es necesario disponer de sistemas de información que permitan gestionar paquetes de información con latencias en distintos órdenes de magnitud y ser consciente de la heterogeneidad de estas latencias. Por ejemplo, una empresa que disponga de un sistema MES y un sistema ERP puede gestionar información de planta en tiempo real (latencias entre microsegundos y minutos) e información de procesos de negocio y operaciones (latencias cercanas al día). Pero si no es consciente de la diferencia entre las latencias de ambos sistemas, cuando se necesite integrar su información, no se hará correctamente. Y además, la información cuya latencia oscila entre el minuto y el día, quedará sin procesar por norma general.
- Es deseable que los sistemas de información incorporen funcionalidades que proporcionen información basándose en eventos. Para recoger y procesar información en tiempo real los sistemas de información deben ser de tipo push, es decir, debe ser el propio sistema el que entregue la información al individuo adecuado sin que éste la haya solicitado. Además este tipo de sistemas debe contextualizar la información recogida para aportarle el valor que genere la ventaja competitiva.
2. Minimización de la latencia de procesos de negocio
La latencia de un proceso es su tiempo de transacción o tiempo total que tarda en ejecutarse correctamente una vez. Partiendo de esta definición, el tiempo de transacción es la suma de los tiempos de ejecución (tiempos que transcurren mientras las actividades que componen los procesos se ejecutan) y de los tiempos de espera (tiempos que transcurren desde que una actividad es finalizada y se inicia la siguiente). La existencia de tiempos de espera se produce fundamentalmente por dos motivos. El primero es la falta de continuidad en la ejecución de las actividades de los procesos, producida por ineficiencias asociadas a los sistemas que los ejecutan o por los retrasos y errores generados por la intervención de personas en la realización de actividades manuales. El segundo motivo, es la aparición de cuellos de botella durante la ejecución de las actividades realizadas tanto automáticamente como manualmente.
Para minimizar la latencia de los procesos, por tanto, pueden llevarse a cabo dos tipos de acciones, unas orientadas a disminuir los tiempos de espera existentes entre las actividades que forman un proceso y otras dirigidas a disminuir su tiempo de ejecución, es decir, a realizar las actividades que componen el proceso de manera más eficiente o a reducir el número de actividades.
Existen diferentes técnicas que permiten conseguir estos objetivos: el enfoque incremental o Kaizen, el rediseño de procesos, la reingeniería de procesos, la utilización de técnicas BPM, etc. Además de todas éstas, más o menos generales, cada sector de actividad suele contar con metodologías y técnicas específicas para la minimización de la latencia de sus procesos específicos.
3. Integración de sistemas de información
Como tercer factor clave, es necesario contar con una red o infraestructura tecnológica que permita que los sistemas de información interoperen en tiempo real. Esta integración de los sistemas de información garantiza que se cumplen las latencias de entrega de información dentro de la organización, que ésta se comparte de manera efectiva para detectar eventos de manera global, y además contribuye a la minimización de la latencia de los procesos (por ejemplo, una correcta integración de los sistemas ERP y CRM puede reducir considerablemente la latencia de los procesos de venta).
La arquitectura ZLE puede implementarse llevando a cabo un desarrollo a medida que reutilice las aplicaciones que ya existían en la organización, utilizando la infraestructura desarrollada por la multinacional norteamericana Hewlett-Packard (HP) que dispone de la única solución comercial específica para ZLE o utilizando los diferentes estilos y estándares de integración de datos y funcionalidades que existen en la actualidad, entre los que cabe destacar la utilización de SOA y ESB por los buenos resultados que están consiguiendo en entornos ZLE.
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