En esta entrada me gustaría explicaros el modelo que hemos propuesto para implantar ZLE (Zero Latency Enterprise) en las organizaciones. Recibe el nombre de EMDI.
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EMDI es un modelo de implantación de soluciones de gestión corporativa en tiempo real que proporciona herramientas cualitativas y cuantitativas que permiten superar con éxito los riesgos y barreras asociadas a la implantación de este tipo de soluciones.
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Se trata de un modelo multidisciplinar, dividido en cuatro fases, que no se centra sólo en la mera implantación de una infraestructura tecnológica o de soluciones que minimicen la latencia de los procesos, sino que propone la realización de una serie de etapas previas, que faciliten y complementen dicha implantación y por tanto permita que el despliegue de un estrategia ZLE en una organización se realice satisfactoriamente.
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Las cuatro fases que el modelo EMDI propone para implantar ZLE en una organización son:
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Teniendo en cuenta que el objetivo general que persigue el modelo EMDI, es facilitar la óptima implantación de una estrategia de gestión corporativa en tiempo real en una organización, a continuación se explican brevemente los objetivos específicos asociados a cada una de las cuatro fases del modelo, así como la relación existente entre ellas.
Fase 1. Educación y Comunicación. La percepción del concepto de tiempo real es en muchos casos equivocada o ambigua. Dos personas hablando de tiempo real, probablemente, hablarán de conceptos bastante diferentes. Por lo tanto, para implantar con éxito una solución de gestión corporativa en tiempo real, todas las personas involucradas deben tener una visión clara, y lo más importante, común, de los conceptos y tecnologías que se manejan. Este es el principal objetivo que persigue esta primera fase de Educación y Comunicación, que la organización obtenga un conocimiento consensuado de los conceptos asociados a una iniciativa de gestión corporativa en tiempo real, de manera que ayude a motivar a todos los departamentos involucrados, ya que sin la colaboración e implicación de las personas que trabajan en ellos, la consecución de los objetivos propuestos será imposible. El modelo EMDI hace hincapié en el desarrollo de procesos que además de comunicar, eduquen a las personas que forman la organización en los conceptos, tecnologías y metodologías existentes en el ámbito de la implantación de soluciones de gestión en tiempo real.
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La ejecución de estos procesos de carácter educativo, ayudarán a fomentar el interés de las personas por estas iniciativas y a contar con su participación activa durante todas las fases de implantación de la estrategia ZLE. Para realizar estos procesos de educación y comunicación, la principal herramienta utilizada es un Plan de Comunicación Interno.
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Al finalizar la fase de Educación y Comunicación todas las personas que forman parte de ella estarán familiarizadas con las tecnologías y terminologías utilizadas en un proyecto de implantación de estrategia ZLE y estarán motivadas para abordar las siguientes fases.
Fase 2. Medida del estado e Información. Los principales objetivos de esta fase son, por un lado obtener un conocimiento suficiente del estado de la organización en general, así como de los procesos de negocio y sistemas de información existentes en la organización y por otro, asegurar que toda esta información recogida acerca de la situación inicial de la organización, llega a los responsables del proyecto ZLE de forma ordenada, estructurada, fiable y en un determinado formato, para que éstos puedan validarla, categorizarla, procesarla y consolidarla con un esfuerzo mínimo.
Para alcanzar el primer objetivo se establecen unos niveles de abstracción que permiten analizar el estado de la organización, de los procesos y de los sistemas de información con diferente profundidad y detalle. Además se enuncian una serie de aspectos que caracterizan los procesos y sistemas existentes en una organización y se definen métricas cuantitativas y cualitativas que permiten llevar a cabo la medida de su situación actual. Para que la información llegue de forma fiable al grupo encargado de la coordinación/ejecución del proyecto ZLE (Grupo ZLE), se establecen una serie de protocolos y procedimientos que aseguren que la información es precisa y completa.
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Esta información es la base informativa para desarrollar eficientemente las fases posteriores de Decisión e Implantación. Es decir, por un lado los resultados de esta medida permitirán discernir si la organización está preparada o no para abordar la estrategia ZLE y con qué alcance y por otro, el análisis de dicha información, permitirá plantear las acciones que posibilitarán la reducción de las latencias de los procesos de negocio y facilitará las tareas de integración de los sistemas de información.
Fase 3. Decisión. La fase de Decisión es un punto de inflexión dentro del modelo EMDI. Durante la misma se resuelve si la organización realiza o no la implantación de ZLE y en caso afirmativo, se define el alcance general del proyecto especificando básicamente aquellos procesos y sistemas que deben ser incluidos en el proyecto para proceder a minimizar su latencia y ser integrados respectivamente.
Para desarrollar esta fase, el modelo EMDI propone una serie de herramientas (formularios de decisión, simulación, matriz de alcance, etc.) que ayudan a llevar a cabo decisiones robustas. La información recogida en la fase 2 es utilizada como entrada por todas estas herramientas.
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Además de decidir si la organización está preparada o no para abordar ZLE y de establecer el marco operativo inicial sobre el que se desarrollará el proyecto ZLE, el proceso de comunicación de la decisión desarrollado en esta fase, debe asegurar que si no se realiza ZLE, la organización no perciba el desarrollo de las fases anteriores como un pérdida de tiempo, sino como un trabajo que pone de manifiesto que deben realizarse acciones correctivas previas en los procesos y sistemas, antes de abordar ZLE y que este trabajo puede utilizarse en un futuro. Si por el contrario el proyecto se lleva a cabo, debe cerciorarse de que la organización mantiene una actitud receptiva hacia ZLE, ya que la implantación de la estrategia de gestión corporativa en tiempo real, es cada vez más una realidad concreta.
Fase 4. Implantación. Si tras desarrollar la fase 3 de Decisión, la organización llega a la conclusión de que está preparada para abordar la estrategia ZLE, se lleva a cabo la cuarta y última fase de Implantación.
A partir de la definición del alcance del proyecto ZLE, la última fase se centra en decidir cómo se van a integrar los sistemas de información y minimizar la latencia de los procesos incluidos en dicho alcance, planificar cómo va a llevarse a cabo el proyecto, implantar las soluciones elegidas y por último corroborar que los resultados obtenidos tras la implantación de ZLE son los esperados.
Para decidir el estilo de integración más adecuado, además de utilizar la información que proporciona la definición del alcance del proyecto, el modelo EMDI propone la utilización de la técnica de decisión multicriterio AHP (Analytic Hierarchy Process) para evaluar la mejor alternativa.
El método utilizado para minimizar la latencia de los procesos, va a depender principalmente de la naturaleza, características y propiedadades de los procesos y del alcance del proyecto establecido. El análisis de esta información deberá ser suficiente para elegir el estilo idóneo que optimice los procesos incluidos en el alcance. En cualquier caso, la organización puede valorar la posibilidad de aplicar también AHP para discernir el método óptimo.
En la fase 4 de Implantación, el modelo EMDI propone también una serie de recomendaciones o guías que contribuyen a que la planificación y despliegue del modelo de gestión corporativa en tiempo real en una organización se realice con éxito, minimizando riesgos y alcanzando los objetivos tecnológicos y de negocio establecidos.
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EMDI es un modelo de implantación de soluciones de gestión corporativa en tiempo real que proporciona herramientas cualitativas y cuantitativas que permiten superar con éxito los riesgos y barreras asociadas a la implantación de este tipo de soluciones.
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Se trata de un modelo multidisciplinar, dividido en cuatro fases, que no se centra sólo en la mera implantación de una infraestructura tecnológica o de soluciones que minimicen la latencia de los procesos, sino que propone la realización de una serie de etapas previas, que faciliten y complementen dicha implantación y por tanto permita que el despliegue de un estrategia ZLE en una organización se realice satisfactoriamente.
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Las cuatro fases que el modelo EMDI propone para implantar ZLE en una organización son:
- Educación y Comunicación
- Medida del Estado e Información
- Decisión
- Implantación
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Teniendo en cuenta que el objetivo general que persigue el modelo EMDI, es facilitar la óptima implantación de una estrategia de gestión corporativa en tiempo real en una organización, a continuación se explican brevemente los objetivos específicos asociados a cada una de las cuatro fases del modelo, así como la relación existente entre ellas.
Fase 1. Educación y Comunicación. La percepción del concepto de tiempo real es en muchos casos equivocada o ambigua. Dos personas hablando de tiempo real, probablemente, hablarán de conceptos bastante diferentes. Por lo tanto, para implantar con éxito una solución de gestión corporativa en tiempo real, todas las personas involucradas deben tener una visión clara, y lo más importante, común, de los conceptos y tecnologías que se manejan. Este es el principal objetivo que persigue esta primera fase de Educación y Comunicación, que la organización obtenga un conocimiento consensuado de los conceptos asociados a una iniciativa de gestión corporativa en tiempo real, de manera que ayude a motivar a todos los departamentos involucrados, ya que sin la colaboración e implicación de las personas que trabajan en ellos, la consecución de los objetivos propuestos será imposible. El modelo EMDI hace hincapié en el desarrollo de procesos que además de comunicar, eduquen a las personas que forman la organización en los conceptos, tecnologías y metodologías existentes en el ámbito de la implantación de soluciones de gestión en tiempo real.
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La ejecución de estos procesos de carácter educativo, ayudarán a fomentar el interés de las personas por estas iniciativas y a contar con su participación activa durante todas las fases de implantación de la estrategia ZLE. Para realizar estos procesos de educación y comunicación, la principal herramienta utilizada es un Plan de Comunicación Interno.
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Al finalizar la fase de Educación y Comunicación todas las personas que forman parte de ella estarán familiarizadas con las tecnologías y terminologías utilizadas en un proyecto de implantación de estrategia ZLE y estarán motivadas para abordar las siguientes fases.
Fase 2. Medida del estado e Información. Los principales objetivos de esta fase son, por un lado obtener un conocimiento suficiente del estado de la organización en general, así como de los procesos de negocio y sistemas de información existentes en la organización y por otro, asegurar que toda esta información recogida acerca de la situación inicial de la organización, llega a los responsables del proyecto ZLE de forma ordenada, estructurada, fiable y en un determinado formato, para que éstos puedan validarla, categorizarla, procesarla y consolidarla con un esfuerzo mínimo.
Para alcanzar el primer objetivo se establecen unos niveles de abstracción que permiten analizar el estado de la organización, de los procesos y de los sistemas de información con diferente profundidad y detalle. Además se enuncian una serie de aspectos que caracterizan los procesos y sistemas existentes en una organización y se definen métricas cuantitativas y cualitativas que permiten llevar a cabo la medida de su situación actual. Para que la información llegue de forma fiable al grupo encargado de la coordinación/ejecución del proyecto ZLE (Grupo ZLE), se establecen una serie de protocolos y procedimientos que aseguren que la información es precisa y completa.
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Esta información es la base informativa para desarrollar eficientemente las fases posteriores de Decisión e Implantación. Es decir, por un lado los resultados de esta medida permitirán discernir si la organización está preparada o no para abordar la estrategia ZLE y con qué alcance y por otro, el análisis de dicha información, permitirá plantear las acciones que posibilitarán la reducción de las latencias de los procesos de negocio y facilitará las tareas de integración de los sistemas de información.
Fase 3. Decisión. La fase de Decisión es un punto de inflexión dentro del modelo EMDI. Durante la misma se resuelve si la organización realiza o no la implantación de ZLE y en caso afirmativo, se define el alcance general del proyecto especificando básicamente aquellos procesos y sistemas que deben ser incluidos en el proyecto para proceder a minimizar su latencia y ser integrados respectivamente.
Para desarrollar esta fase, el modelo EMDI propone una serie de herramientas (formularios de decisión, simulación, matriz de alcance, etc.) que ayudan a llevar a cabo decisiones robustas. La información recogida en la fase 2 es utilizada como entrada por todas estas herramientas.
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Además de decidir si la organización está preparada o no para abordar ZLE y de establecer el marco operativo inicial sobre el que se desarrollará el proyecto ZLE, el proceso de comunicación de la decisión desarrollado en esta fase, debe asegurar que si no se realiza ZLE, la organización no perciba el desarrollo de las fases anteriores como un pérdida de tiempo, sino como un trabajo que pone de manifiesto que deben realizarse acciones correctivas previas en los procesos y sistemas, antes de abordar ZLE y que este trabajo puede utilizarse en un futuro. Si por el contrario el proyecto se lleva a cabo, debe cerciorarse de que la organización mantiene una actitud receptiva hacia ZLE, ya que la implantación de la estrategia de gestión corporativa en tiempo real, es cada vez más una realidad concreta.
Fase 4. Implantación. Si tras desarrollar la fase 3 de Decisión, la organización llega a la conclusión de que está preparada para abordar la estrategia ZLE, se lleva a cabo la cuarta y última fase de Implantación.
A partir de la definición del alcance del proyecto ZLE, la última fase se centra en decidir cómo se van a integrar los sistemas de información y minimizar la latencia de los procesos incluidos en dicho alcance, planificar cómo va a llevarse a cabo el proyecto, implantar las soluciones elegidas y por último corroborar que los resultados obtenidos tras la implantación de ZLE son los esperados.
Para decidir el estilo de integración más adecuado, además de utilizar la información que proporciona la definición del alcance del proyecto, el modelo EMDI propone la utilización de la técnica de decisión multicriterio AHP (Analytic Hierarchy Process) para evaluar la mejor alternativa.
El método utilizado para minimizar la latencia de los procesos, va a depender principalmente de la naturaleza, características y propiedadades de los procesos y del alcance del proyecto establecido. El análisis de esta información deberá ser suficiente para elegir el estilo idóneo que optimice los procesos incluidos en el alcance. En cualquier caso, la organización puede valorar la posibilidad de aplicar también AHP para discernir el método óptimo.
En la fase 4 de Implantación, el modelo EMDI propone también una serie de recomendaciones o guías que contribuyen a que la planificación y despliegue del modelo de gestión corporativa en tiempo real en una organización se realice con éxito, minimizando riesgos y alcanzando los objetivos tecnológicos y de negocio establecidos.
